Terms and Conditions / Allgemeine Geschäftsbedingungen

Terms and Conditions (English)

General Conditions of Business for the Direct Sales of Event Tickets (Registrations) in the Online Shop of Infinite Science GmbH (Inc.) (Business Division: Infinite Science GmbH (Inc.) Conferencing)

1 Applications and confirmations

Applications for attending events can only be accepted where sufficient capacities are available. All applications are to include the postal address for invoicing purposes as well as any different details of the actually attending persons. An application for all booked parts of events becomes legally binding upon the issuing of a written invoice or reservation confirmation on the part of Infinite Science GmbH (Inc.), which will be sent by email message to the email address indicated by the applicant. An issued reservation confirmation also serves as an invoice, which is acceptable for tax purposes by the ‘Finanzamt’ (Agency of Inland Revenue and Customs) for submission.

2 The billing and deadline for payment of fees

(1) The fees for the scientific part of an event and for accompanied events, such as for example: the advanced training course or a tutorial, the ‘business evening’ and other events within an ‘overriding framework programme’, will be charged under the name – and and for the account – of Infinite Science GmbH (Inc.) and will include the charging of the statutory rate of value-added tax prevailing at that point in time.

(2) All fees are immediately payable upon receipt of invoice or reservation confirmation. For accounting purposes, only payment receipts can be accepted by Infinite Science GmbH (Inc.), which include the name of the participant(s) and invoice / reservation number. Payments made by credit card (Visa and MasterCard) as well as online payments between bank accounts, will be accepted.

3 Extent of the services rendered

(1) When the organisers of the event make no other indications on their website of the event, then the regular event fee only entitles one entry to the scientific programme. All the event documentation is however included, e.g. conference transcript, nameplate and participation confirmation, which are usually issued at the entrance to the event.

(2) When the organisers of the event provide no information on their website of the event, then the additional fees for the advanced training and overriding framework courses can be paid for as and when the participant wishes to participate. The relative fees for these options will be indicated when booking / reserving the courses.

(3) When the organisers make additional copies of the conference transcript and additional tickets for the ‘business evening’ available, then these can be booked / reserved by the participants individually. These will involve extra fees, which can be viewed on the website of the event or these will be indicated when booking / reserving.

4 Cancellations, change of reservation and refunds

(1) All cancellations must be given in writing.

(2) When the organisers of the event provide no information on their event website, cancellations are only possible at a cancellation charge of EUR 70.00, sixty days before the first day of the event. After this time period and/or when a participant fails to attend, then the full fee is payable as shown on the invoice / reservation confirmation.

(3) In case of cancellations of the social programme until 30 days before the first day of the event only the costs of money backtransfer will be charged.

(4) For changes of reservation after the issuance / receipt of the invoice / reservation confirmation, a charge of EUR 15.00 will be made. All changes of reservation, additional reservations / bookings at the event, are subject to availability.

5 Cancellation by the organisers and refunds

There are of course restricted capacities available for all parts of the events. Sometimes a minimum number of participants is required for the running an event. When minimum numbers of participants are not obtained, then organisers will reserve the right to cancel the event or certain parts at short notice. In such cases, the fee paid will be refunded at the venue in full.

6 ‘Force majeure’ (Act of God) and exclusions of liabilities

The organisers are solely liable for all alterations to the event / or parts of the event. Any assertions of indemnities for loss or damage are excluded when the running of the event is made difficult – or hindered – by unforeseen political or economic circumstances, or generally through ‘force majeure’ (Act of God), or when cancellations become necessary because of the cancellations of speakers or similar changes.

7 Hotel reservations and exclusions of liabilities

Infinite Science GmbH (Inc.) acts solely as an agent for hotel reservations and can adopt no liability for changes of reservation and cancellations; these are to be reported directly to the hotel concerned; and the cancellation terms and conditions of the hotel will apply.

8 Limitations of liabilities

Infinite Science GmbH (Inc.) acts only as an agent for an event offered by an organiser and can therefore adopt no liabilities for the organiser. Only the providers of the various services booked / reserved are liable for their provision and any possible deficiencies. Participation in the activities of the ‘overriding framework programmes’ and the evening programmes are at the risk of the participants.

Infinite Science GmbH (Inc.) is otherwise liable for death or injury to persons and detriment to their health, as well as for the gross negligence and premeditation of itself, its vicarious agents and legal representatives, in so far as material contractual duties have also not been infringed.

9 Text of the contract of purchase and sale

Infinite Science GmbH (Inc.) does not envisage any especial contractual texts in view of its ‘GCBs’ – General Conditions of Business, and therefore does not save and store the contractual texts specific to the personally referred data of a customer.

10 Data protection

The protection and security of the personally referred data of a customer is an important matter for Infinite Science GmbH (Inc.). All information on such matters is to be found in the ‘Data Protection Declaration of Infinite Science GmbH (Inc.)’.

11 Sundry matters

(1) When the customer is a ‘commercially registered trader’, a legal person under the public law or a corporate entity of separately accounted assets, then Luebeck, Germany is the place of jurisdiction for all contractual disputes which may arise directly or indirectly under the contract of purchase and sale between Infinite Science GmbH (Inc.) and the customer. The place of fulfilment is agreed in such a case to be Luebeck, Germany.

(2) The same is to apply when the customer removes his/her/its place of residence or regular abode from the jurisdiction of the Federal Republic of Germany, after the conclusion of a contract of purchase and sale. The same is also to apply when the place of residence or regular abode of a customer is unknown at the date of the assertion of a claim.

(3) The body of law of the Federal Republic of Germany is solely applicable hereto. The application of the ‘CISG’ – the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods is excluded hereunder.

(4) Should any one stipulation of these present ‘GCBs’ – General Conditions of Business be or become ineffective, then this is not to affect the effectiveness of the remaining stipulations. In such a case, the contractual parties are to agree to negotiate a replacement stipulation coming closest to the economic intent of the original ineffective stipulation.

Status: 27.02.2020

Allgemeine Geschäftsbedingungen (Deutsch)

Allgemeine Geschäftsbedingungen für den Direktverkauf von Veranstaltungstickets (Registrierun­gen) im Online-Shop der Infinite Science GmbH (Geschäftsbereich: Infinite Science Conferencing)

1 Anmeldung und Bestätigung

Anmeldungen für Veranstaltungen werden ausschließlich unter dem Vorbehalt verfügbarer Kapazitäten angenommen. Anmeldungen müssen die Rechnungsadresse sowie ggf. davon abweichende Angaben zur tatsächlich teilnehmenden Person enthalten. Die Anmeldung für alle gebuchten Veranstaltungsbestandteile wird verbindlich mit Erstellung einer schriftlichen Rechnung bzw. Buchungsbestätigung durch Infinite Science, die per E-Mail auf die vom Anmelder angegebene E-Mail-Adresse gesandt wird. Die Buchungsbestätigung dient gleichzeitig als Rechnung zur Vorlage beim Finanzamt.

2 Abrechnung und Fälligkeit der Gebühren

(1) Die Gebühren des wissenschaftlichen Teils der Veranstaltung und von begleitenden Veranstaltungen wie z. B. dem Fortbildungsprogramm oder den Tutorials, dem Gesellschaftsabend und weiterer Veranstaltungen des Rahmenprogramms werden im Namen und auf Rechnung der Firma Infinite Science inklusive der gesetzlich gültigen Mehrwertsteuer erhoben.

(2) Sämtliche Gebühren sind nach Erhalt der Rechnung bzw. Buchungsbestätigung sofort zur Zahlung fällig. Es können nur Zahlungseingänge berücksichtigt werden, die den Namen des Teilnehmers und die Rechnungsnummer enthalten. Zahlung per Kreditkarte (Master und Visa Card) sowie Online-Zahlung per Sofortüberweisung wird akzeptiert.

3 Leistungsumfang

(1) Sofern der Veranstalter keine anderen Regelungen auf der Homepage der Veranstaltung bekannt gegeben hat, beinhaltet die reguläre Veranstaltungsgebühr ausschließlich den Besuch des wissenschaftlichen Programms. Inklusive sind jeweils sämtliche Veranstaltungsunterlagen, wie z. B. Tagungsband, Namensschild und Teilnahmebestätigung, welche in der Regel am Veranstaltungsort ausgehändigt werden.

(2) Sofern der Veranstalter keine anderen Regelungen auf der Homepage der Veranstaltung bekannt gegeben hat, fallen zusätzliche Gebühren für Fortbildungs- und Rahmenprogramme an, die vom Teilnehmer unabhängig gebucht werden können. Die Gebühren dieser Optionen werden beim Bestellvorgang ausgewiesen.

(3) Sollte der Veranstalter weitere Exemplare des Tagungsbandes oder weitere Tickets für den Gesellschaftsabend zur Verfügung stellen, so können diese vom Teilnehmer unabhängig gebucht werden. Hierbei fallen zusätzliche Gebühren an, die auf der Homepage der Veranstaltung und beim Bestellvorgang ausgewiesen sind.

4 Stornierung, Umbuchung, Rückerstattung

(1) Stornierungen bedürfen grundsätzlich der Schriftform.

(2) Sofern der Veranstalter keine anderen Regelungen auf der Homepage der Veranstaltung bekannt gegeben hat, sind Stornierungen ausschließlich bis 60 Tage vor dem ersten Veranstaltungstag unter Berechnung einer Bearbeitungsgebühr von 70 EUR möglich. Nach diesem Datum und/oder bei Nicht-Erscheinen zur Veranstaltung ist die volle Gebühr entsprechend der Buchungsbestätigung zu entrichten.

(3) Für Stornierungen des Rahmenprogrammes bis 30 Tage vor dem ersten Veranstaltungstag werden nur die Kosten für die Rückerstattung erhoben.

(4) Für Umbuchungen nach Buchungsbestätigung wird eine Bearbeitungsgebühr von 15 EUR berechnet. Umbuchungen, Nachbuchungen bzw. Buchungen vor Ort im Veranstaltungsbüro können nur nach Verfügbarkeit vorgenommen werden.

5 Veranstaltungsabsage, Rückerstattung

Für alle Veranstaltungsbestandteile gibt es begrenzte Kapazitäten. Für die Durchführung ist zum Teil eine Mindestteilnehmerzahl erforderlich. Bei Nichterreichen dieser Mindestteilnehmerzahl behält sich der Veranstalter vor, die Veranstaltung oder einzelne Bestandteile kurzfristig abzusagen. In diesem Fall wird die hierfür gezahlte Gebühr vor Ort vollständig rückerstattet.

6 Höhere Gewalt, Haftungsausschluss

Für jegliche Änderungen einzelner Veranstaltungsbestandteile ist ausschließlich der Veranstalter verantwortlich. Die Geltendmachung von Schadenersatz ist dann ausgeschlossen, wenn die Durchführung der Veranstaltung oder einzelner Bestandteile durch unvorhergesehene politische oder wirtschaftliche Ereignisse oder allgemein durch höhere Gewalt erschwert oder verhindert wird, oder wenn durch Absagen von Referenten o.ä. Änderungen erforderlich werden.

7 Hotelreservierung, Haftungsausschluss

Infinite Science ist lediglich Vermittler von Hotelreservierungen und übernimmt dafür keinerlei Haftung. Umbuchungen bzw. Stornierungen sind direkt bei dem Hotel vorzunehmen. Es gelten die Stornobedingungen des jeweiligen Hotels.

8 Haftungsbeschränkung

Tritt Infinite Science nur als Vermittler des durch einen Veranstalter angebotenen Programms auf, übernimmt Infinite Science dafür keinerlei Haftung. Für die Erbringung der gebuchten Leistungen und eventuelle Mängel der Leistungserbringung haftet dann ausschließlich der jeweilige Leistungsträger. Die Teilnahme an den Aktivitäten des Rahmenprogramms und Abendprogramms erfolgt auf eigene Gefahr.

Infinite Science haftet ansonsten bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit nur für fahrlässiges und vorsätzliches Verschulden seiner selbst, seiner gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen. Bei sonstigen Schäden ist die Haftung von Infinite Science, seiner gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen auf vorsätzliches und grob fahrlässiges Verschulden beschränkt, sofern nicht wesentliche Vertragspflichten verletzt sind.

9 Vertragstext

Infinite Science sieht auf der Grundlage dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen keine gesonderten Vertragstexte vor. Infinite Science speichert insofern nicht „den Vertragstext“ speziell zur Person des Kunden.

10 Datenschutz

Der Schutz und die Sicherheit der personenbezogenen Daten der Kunden ist für Infinite Science sehr wichtig. Alle Informationen hierzu finden sich in der jeweils aktuellen Datenschutzerklärung von Infinite Science.

11 Sonstiges

(1) Sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist Lübeck Gerichtsstand für alle Rechtsstreitigkeiten, die sich unmittelbar oder mittelbar aus dem Vertragsverhältnis zwischen Infinite Science und dem Kunden ergeben. Als Erfüllungsort gilt in diesem Fall Lübeck als vereinbart.

(2) Das gleiche gilt, wenn der Kunde nach Vertragsschluss seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthaltsort nicht im Geltungsbereich der Bundesrepublik Deutschland hat oder aus dem Geltungsbereich der Bundesrepublik Deutschland verlegt. Dies gilt auch, falls der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthalt des Kunden im Zeitpunkt der Klageerhebung nicht bekannt ist.

(3) Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Anwendung des UN-Kaufrechts (CISG) ist ausgeschlossen.

(4) Sollte eine Bestimmung dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam sein, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt. Die Parteien werden in diesen Fällen über die Vereinbarung einer die unwirksame Bestimmung ersetzenden Regelung verhandeln, die dem Inhalt der ursprünglichen Bestimmung möglichst nahe kommt.

Stand: 27.02.2020